Анализ практики проведения в 2019 году проверок исполнения нотариусами Тамбовской области, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства, в том числе выявленных нарушений при ведении нотариального делопроизводства
В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I (далее – Основы) Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области (далее – Управление) осуществляет правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата.
Учитывая четырехгодичный проверяемый период, проверки проводятся в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 № 78 и решением правления Федеральной нотариальной палаты от 17.12.2012 (далее – Правила нотариального делопроизводства). С 10 января 2017 года оформление реестров регистрации нотариальных действий осуществляется в соответствии с Порядком оформления форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденным приказом Минюста России от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления» (далее – Порядок).
В соответствии с Планом проверок исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства на 2019 год, утвержденным приказом Управления от 10.12.2018 № 366 «Об утверждении Графика проведения плановых выездных проверок исполнения нотариусами Правил нотариального делопроизводства на 2019 год» (далее – План проверок) и согласованным с Тамбовской областной нотариальной палатой (далее – ТОНП), на 2019 год запланировано и проведено 13 проверок исполнения нотариусами Тамбовской области правил нотариального делопроизводства (в 2018 году -17). Таким образом, количество проверок в 2019 году уменьшилось на 23,5 %, что связано с периодичностью проведения проверок, установленной пунктом 5 Правил нотариального делопроизводства (1 раз в 4 года).
В 2019 году, как и в аналогичном периоде 2018 года внеплановые и повторные проверки не проводились.
О конкретной дате плановой проверки члены комиссии своевременно информировались в соответствии с пунктом 185 Правил нотариального делопроизводства не позднее, чем за 7 рабочих дней до ее проведения.
Проверки исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства (далее - Проверки), по-прежнему, проводились одновременно с проверками исполнения профессиональных обязанностей, осуществляемыми ТОНП.
В соответствии с пунктами 180, 189 Правил нотариального делопроизводстваПроверки осуществлялись комиссией в составе не менее двух человек, в которую входили представители Управления и ТОНП, выборочным методом за четырехгодичный период, предшествующий проверке.
Кроме того, с 04.05.2018 комиссия вправе проверить сведения о причинах несвоевременной регистрации нотариусом нотариального действия в единой информационной системе (далее – ЕИС) нотариата, в том числе путем направления запросов для подтверждения обстоятельств (сведений), указанных нотариусом. При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных нарушений Правил нотариального делопроизводства (в отчетном периоде в 6 случаях членами комиссии объяснение было запрошено).
Срок проведения Проверки во всех случаях не превышал 1 рабочий день.
Что касается основных нарушений, выявленных в ходе проведения Проверок в отчетном периоде, они, прежде всего, связаны с внесением сведений: в журнал исходящей корреспонденции и Книгу учета наследственных дел; несвоевременностью внесения сведений в реестр нотариальных действий ЕИС нотариата, оформлением и порядком ведения реестра регистрации нотариальных действий.
В ходе проведения Проверок в 2019 году выявлены следующие основные нарушения Правил нотариального делопроизводства:
1)
нарушение пунктов 13, 31 Правил нотариального делопроизводства:
- исходящий номер в одном календарном году использовался дважды, за данным номером были зарегистрированы исходящие документы, адресованные разным организациям.
2) нарушение пунктов 121, 122 Правил нотариального делопроизводства:
- в Книгах учета наследственных дел в графе 2 номер наследственного дела проставлялся без указания года открытия наследственного дела, нарушение носит систематический характер.
3) нарушение пункта 6 Порядка:
- в реестре регистрации нотариальных действий нарушена нумерация нотариальных действий, однако Акт об обнаружении ошибки в нумерации нотариальных действий не составлен.
4) нарушение пункта 19 Порядка:
- в реестре регистрации нотариальных действий в графе 8 отсутствует подпись лица, обратившегося за совершением нотариального действия.
5) нарушение пункта 27 Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденного приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 17.06.2014 № 129,:
- регистрация в реестре нотариальных действий ЕИС нотариальных действий произведена не в день их совершений без объективных причин.
6) нарушение пункта 167 Правил нотариального делопроизводства:
- нотариусом допущена техническая ошибка в указании регистрационных номеров нотариальных действий при внесении сведений в реестр нотариальных действий ЕИС.
Так, не верно были указаны номер тома и порядковый номер нотариальных действий при внесении сведений в реестр нотариальных действий ЕИС.
По итогам проведенных проверок членами комиссии подготовлены справки с указанием конкретных нарушений, подлежащих устранению и недопущению в дальнейшей деятельности. В случае устранения нотариусом выявленных нарушений в ходе проведения проверки, данный факт отражался в справке по результатам проверки.
По завершению каждой проверки проводятся совещания, на которых обсуждаются все выявленные нарушения и недостатки. В отчетном периоде принято участие в 13 таких совещаниях (в 2018 году – в 17 совещаниях).
В соответствии с пунктом 192.3 Правил нотариального делопроизводства возражений на замечания комиссии, указанные в справке, от нотариусов не поступало, повторных рассмотрений справок не проводилось.
Все справки по итогам проверок были рассмотрены при участии сотрудников Управления на 7 заседаниях Правления ТОНП (в 2018 году – на 11 заседаниях Правления ТОНП).
Таким образом, по результатам проведенных в отчетном периоде плановых выездных проверок установлено, что ведение делопроизводства большинством нотариусов, в отношении которых проводились проверки, в целом соответствует требованиям действующего законодательства, выявленные нарушения носят единичный характер, в связи с чем, работа за проверяемый период в части ведения нотариального делопроизводства была признана удовлетворительной.
Кроме того, по результатам одной проверки, комиссией принято решение о признании работы 1 нотариуса неудовлетворительной в части несвоевременности внесения сведений в реестр нотариальных действий ЕИС. В последствии, за неоднократную регистрацию в реестре нотариальных действий ЕИС нотариального действия не в день его совершения без объективных причин материалы проверки были направлены в ТОНП для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации, утвержденного Минюстом России 19.01.2016, для решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности. Правлением ТОНП по результатам рассмотрения, с учетом того, что несвоевременное внесение сведений о совершенных нотариальных действиях в реестр, не носит систематический характер, не повлек никаких правовых последствий, дисциплинарное производство было прекращено за малозначительностью.
С целью недопущения в дальнейшей деятельности нотариусов Тамбовской области, занимающихся частной практикой, выявленных в ходе проверок исполнения правил нотариального делопроизводства нарушений, данный анализ направлен в ТОНП для доведениядо сведения нотариусов города Тамбова и Тамбовской области.