Анализ практики проведения в I полугодии 2019 года проверок исполнения нотариусами Тамбовской области, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства, в том числе, выявленных нарушений при ведении нотариального делопроизводства
26.08.2019 г. г. Тамбов
В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I (далее – Основы) Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области (далее – Управление) осуществляет правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата.
Учитывая четырехгодичный проверяемый период, проверки проводятся в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 №78 и решением правления Федеральной нотариальной палаты от 17.12.2012 (далее – Правила нотариального делопроизводства). С 10 января 2017 года оформление реестров регистрации нотариальных действий осуществляется в соответствии с Порядком оформления форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденным приказом Минюста России от 27.12.2016 №313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления» (далее – Порядок).
В соответствии с Планом проверок исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства на 2019 год, утвержденным приказом Управления от 10.12.2018 №366 «Об утверждении Графика проведения плановых выездных проверок исполнения нотариусами Правил нотариального делопроизводства на 2019 год» (далее – План проверок), на I полугодие 2019 года запланировано и проведено 7 проверок исполнения нотариусами Тамбовской области правил нотариального делопроизводства (АППГ – 7).
В I полугодии 2019 года, как и в I полугодии 2018 года внеплановые и повторные проверки не проводились.
О конкретной дате плановой проверки члены комиссии своевременно информировались в соответствии с пунктом 185 Правил нотариального делопроизводства не позднее, чем за 7 рабочих дней до ее проведения.
Проверки исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства (далее - Проверки), по-прежнему, проводились одновременно с проверками исполнения профессиональных обязанностей, осуществляемыми Тамбовской областной нотариальной палатой.
В соответствии с пунктами 180, 189 Правил нотариального делопроизводстваПроверки осуществлялись комиссией в составе не менее двух человек, в которую входили представители Управления и ТОНП, выборочным методом за четырехгодичный период, предшествующий проверке.
В соответствии с пунктом 189 Правил нотариального делопроизводства предметом проверок исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами Тамбовской области являлись следующие вопросы:
1) наличие номенклатуры дел и своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;
2) наличие описей дел постоянного и временного сроков хранения, описи наследственных дел и своевременность их направления в нотариальную палату;
3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного срока хранения;
4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;
5) соответствие количества номенклатурных дел индивидуальной номенклатуре нотариуса и итоговой записи;
6) наличие и правильность оформления реестров, книг и журналов на бумажном носителе, предусмотренных Правилами;
7) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Проверка регистрации нотариусом нотариальных действий в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия с использованием средств единой информационной системы нотариата.
Кроме того, с 04.05.2018 комиссия вправе проверить сведения о причинах несвоевременной регистрации нотариусом нотариального действия в единой информационной системе нотариата, в том числе путем направления запросов для подтверждения обстоятельств (сведений), указанных нотариусом. При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных нарушений Правил нотариального делопроизводства (в отчетном периоде в 3-х случаях членами комиссии объяснение было запрошено).
Срок проведения Проверки во всех случаях не превышал 1 рабочий день.
Что касается основных нарушений, выявленных в ходе проведения Проверок в отчетном периоде, они, прежде всего, связаны с внесением сведений в реестр для регистрации нотариальных действий, в журнал регистрации исходящей корреспонденции, а также в реестр нотариальных действий ЕИС.
В ходе проведения Проверок в I полугодии 2019 года выявлены следующие
основные нарушения Правил нотариального делопроизводства:
1)
нарушение пункта 19 Порядка:
- в реестре для регистрации нотариальных действий в графе 8 отсутствует подпись обратившегося за совершением нотариального действия (выявлено при проведении одной проверки исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусом Тамбовской области).
2) нарушение пунктов 13, 31 Правил нотариального делопроизводства:
- исходящий номер в одном календарном году использовался дважды, за данным номером были зарегистрированы исходящие документы, адресованные разным организациям (выявлено при проведении одной проверки исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусом Тамбовской области).
3) нарушение пункта 167 Правил нотариального делопроизводства:
- нотариусом допущена техническая ошибка в указании регистрационных номеров нотариальных действий при внесении сведений в реестр нотариальных действий ЕИС.
Так, не верно были указаны номер тома и порядковый номер нотариальных действий при внесении сведений в реестр нотариальных действий ЕИС (выявлено при проведении одной проверки исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусом Тамбовской области).
4) нарушение пункта 27 Порядка:
- регистрация в реестре нотариальных действий ЕИС нотариальных действий произведена не в день их совершений без объективных причин (выявлено при проведении одной проверки исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусом Тамбовской области).
По итогам проведенных проверок членами комиссии подготовлены справки с указанием конкретных нарушений, подлежащих устранению и недопущению в дальнейшей деятельности, с установлением срока устранения нарушений и направления соответствующего отчета в Тамбовскую областную нотариальную палату. В случае устранения нотариусом выявленных нарушений в ходе проведения проверки, данный факт отражался в справке по результатам проверки.
В соответствии с пунктом 192.3 Правил нотариального делопроизводства возражений на замечания комиссии, указанные в справке, от нотариусов не поступало, повторных рассмотрений справок не проводилось.
По завершению каждой проверки проводятся совещания, на которых обсуждаются все выявленные нарушения и недостатки. В отчетном периоде принято участие в 7 таких совещаниях (АППГ – также в 7 совещаниях).
Все справки по итогам проверок были рассмотрены при участии сотрудников Управления на 4-х заседаниях Правления ТОНП (АППГ – на 6-ти заседаниях Правления ТОНП).
Таким образом, по результатам проведенных в отчетном периоде плановых выездных проверок установлено, что ведение делопроизводства большинством нотариусов, в отношении которых проводились проверки, в целом соответствует требованиям действующего законодательства, выявленные нарушения носят единичный характер, в связи, с чем работа за проверяемый период в части ведения нотариального делопроизводства была признана удовлетворительной.
Кроме того, по результатам 1 проверки, комиссией принято решение о признании работы одного нотариуса неудовлетворительной в части несвоевременности внесения сведений в реестр нотариальных действий ЕИС. В связи с чем, за неоднократную регистрацию в реестре нотариальных действий ЕИС нотариального действия не в день его совершения без объективных причин материалы проверок были направлены в ТОНП для возбуждения дисциплинарных производств в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации, утвержденного Минюстом России 19.01.2016, для решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.
Отдел по контролю и надзору
в сфере адвокатуры, нотариата, государственной
регистрации актов гражданского состояния