В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I (далее – Основы) Управление  Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области (далее – Управление) осуществляет правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата.

  Учитывая четырехгодичный проверяемый период, проверки проводятся в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными приказом Минюста России от 19.11.2009 №403 и решением правления Федеральной нотариальной палаты от 18.11.2009 №11/09 (далее – Правила) и Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 №78 и решением правления Федеральной нотариальной палаты от 17.12.2012 (далее – Правила нотариального делопроизводства). С 10 января 2017 года оформление реестров регистрации нотариальных действий осуществляется в соответствии с Порядком оформления форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденным приказом Минюста России от 27.12.2016 №313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления» (далее – Порядок).

В соответствии с Планом проверок исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства на 2017 год, утвержденным приказом Управления от 28.10.2016 №379 «Об утверждении Планов проведения проверок некоммерческих организаций и исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства на 2017 год», на 2017 год запланировано и  проведено 16 проверок исполнения нотариусами  Тамбовской области правил нотариального делопроизводства (в 2016 году было запланировано 11 проверок нотариусов, в связи с прекращением полномочий одного нотариуса фактически в 2016 году было проведено 10 проверок).

В 2017 году внеплановые проверки не проводились, тогда как, в  2016 году были проведены 2 внеплановые проверки, одна из которых инициирована Ассоциацией нотариусов «Тамбовская областная нотариальная палата». По результатам проверки состояние делопроизводства нотариуса Тамбовской области было признано не в полной мере соответствующим требованиям действующего законодательства Российской Федерации.

 В отношении вышеуказанного нотариуса в части формирования и оформления наследственных дел в 2017 году проведена повторная проверка. Работа нотариуса за проверяемый период в части формирования и оформления наследственных дел признана удовлетворительной (в 2016 году повторных проверок нотариусов не проводилось).

Вторая внеплановая проверка осуществлялась на основании обращения гражданина в соответствии с пунктом 195 Правил нотариального делопроизводства. В ходе проверки нотариального делопроизводства нотариуса Тамбовской области факты нарушения исполнения Правил нотариального делопроизводства не установлены. По результатам проверки состояние делопроизводства нотариуса было признано соответствующим требованиям действующего законодательства Российской Федерации.

  О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии своевременно информировались в соответствии с пунктом 185 Правил нотариального делопроизводства не позднее, чем за 7 дней до ее проведения.

         В соответствии с пунктами 180, 189 Правил нотариального делопроизводстваПроверки осуществлялись комиссией в составе не менее двух человек, в которую входили представители Управления и Тамбовской областной нотариальной палаты (далее – ТОНП), выборочным методом за четырехгодичный период, предшествующий проверке. 

         Срок проведения Проверки во всех случаях не превышал 1 рабочий день.

Проверки исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства, по-прежнему, проводились одновременно с проверками исполнения профессиональных обязанностей, осуществляемыми Тамбовской областной нотариальной палатой.

         Что касается основных нарушений, выявленных в ходе проведения Проверок в отчетном периоде, они, прежде всего, связаны с оформлением обложек номенклатурных дел и реестров для регистрации нотариальных действий, регистрацией исходящей корреспонденции, а также внесением сведений в Книгу учета наследственных дел.

В ходе проведения Проверок в 2017 году выявлены следующие

 основные нарушения  Правил нотариального делопроизводства:

1)   

нарушение пункта 7 Правил нотариального делопроизводства:

-  в распорядительных документах отсутствует наименование нотариальной палаты и место составления документа.

2)   

нарушение пункта 31 Правил нотариального делопроизводства:

- дата регистрации на исходящем документе не соответствует дате, указанной в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

3) нарушение пункта 53 Правил и пункта 16 Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной Министерством юстиции Российской Федерации от 19.12.2013 №229:

- в графе 5 номенклатурного дела отсутствует отметка о его окончании.

4) нарушение пункта 64 Правил нотариального делопроизводства:

- при оформлении обложек номенклатурных дел вместо необходимых к указанию с 06.05.2014 фамилии, имени и отчества нотариуса полностью прописаны только фамилия и инициалы.

5) нарушение пункта 66 Правил:

- при оформлении обложек номенклатурных дел вместо необходимых к указанию до 06.05.2014 только фамилии и инициалов полностью прописаны фамилия, имя и отчество нотариуса.

6) нарушение пункта 121 Правил нотариального делопроизводства:

- в графе 2 книги учета наследственных дел, а также алфавитной книге учета наследственных дел номер наследственного дела вносился без указания года открытия наследственного дела.

7) нарушение пункта 122 Правил нотариального делопроизводства,  пункта 129 Правил:

- документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрировался в графе 1 книги учета наследственных дел, а также одновременно в графах 2 и 3 книги учета наследственных дел проставлялся порядковый номер наследственного дела, по которому поступило заявление.

8) нарушение пункта 125 Правил нотариального делопроизводства, пункта 132 Правил:

- при поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрировались в графе 1 книги учета наследственных дел, а также одновременно в графах 2 и 3 книги учета наследственных дел проставлялся номер наследственного дела, по которому поступило заявление.

9) нарушение пункта 133 Правил нотариального делопроизводства:

- при подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения документы в деле подшиты с нарушением порядка, определенного данным пунктом.

10) нарушение пункта 167 Правил нотариального делопроизводства:

- индивидуальный регистрационный номер нотариального действия, зарегистрированного в реестре состоит только из порядкового номера нотариального действия.

11) нарушение пункта 178 Правил нотариального делопроизводства, пункта 186 Правил:

         - в реестре для регистрации нотариальных действий в графе 7отсутствует роспись заявителя, а также инициалы и фамилия лица, обратившегося за совершением нотариального действия.

12) нарушение пункта 19, 20 Порядка:

         - в реестре для регистрации нотариальных действий в графе 8 отсутствует роспись обратившегося за совершением нотариального действия.

По итогам проведенных проверок членами комиссии подготовлены справки с указанием конкретных нарушений, подлежащих устранению  и недопущению в дальнейшей деятельности, с установлением срока устранения нарушений и направления соответствующего отчета в ТОНП. В случае устранения нотариусом выявленных нарушений в ходе проведения проверки, данный факт отражался в справке по результатам проверки.

По завершению каждой проверки проводятся совещания, на которых обсуждаются все выявленные нарушения и недостатки. В отчетном периоде принято участие в 17 таких совещаниях (АППГ – в 12 совещаниях).

Кроме того, в соответствии с пунктом 192 Правил нотариального делопроизводства все справки по итогам проверок были рассмотрены при участии сотрудников Управления на 8 заседаниях Правления ТОНП (АППГ – на 7 заседаниях Правления ТОНП). 

Таким образом, по результатам проведенных в отчетном периоде плановых выездных проверок установлено, что ведение делопроизводства всеми нотариусами,  в отношении которых проводились проверки, в целом соответствует требованиям действующего законодательства, выявленные нарушения в большинстве случаев носят единичный характер, в связи, с чем работа за проверяемый период в части ведения нотариального делопроизводства была признана удовлетворительной. Ни один из нотариусов к дисциплинарной ответственности не привлекался.