В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I (далее – Основы) Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области (далее – Управление) осуществляет правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата.
Учитывая четырехгодичный проверяемый период, проверки проводятся в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными приказом Минюста России от 19.11.2009 №403 и решением правления Федеральной нотариальной палаты от 18.11.2009 №11/09 (далее – Правила) и Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 №78 и решением правления Федеральной нотариальной палаты от 17.12.2012 (далее – Правила нотариального делопроизводства). С 10 января 2017 года оформление реестров регистрации нотариальных действий осуществляется в соответствии с Порядком оформления форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденным приказом Минюста России от 27.12.2016 №313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления».
В соответствии с Планом проверок исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства на 2017 год, утвержденным приказом Управления от 28.10.2016 №379 «Об утверждении Планов проведения проверок некоммерческих организаций и исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства на 2017 год» (далее – План проверок), на 2017 год запланировано проведение 16 проверок исполнения нотариусами Тамбовской области правил нотариального делопроизводства. По итогам деятельности Управления за 6 месяцев 2017 года было проведено 7 плановых выездных проверок (АППГ – 3 проверки).
В Iполугодии 2017 года внеплановые проверки не проводились, тогда как в Iполугодии 2016 года по предложению Ассоциации нотариусов «Тамбовская областная нотариальная палата» (далее – ТОНП) проведена 1 внеплановая проверка в отношении нотариуса Тамбовской области, по результатам которой состояние делопроизводства нотариуса было признано не в полной мере соответствующем требованиям действующего законодательства Российской Федерации. Вследствие чего, в 2017 году в соответствии со статьей 9 Основ, пунктом 196 Правил нотариального делопроизводства в отношении вышеуказанного нотариуса в части формирования и оформления наследственных дел проведена повторная проверка.
По результатам проведения вышеуказанной проверки состояние делопроизводства Тамбовской области в части ведения наследственных дел признано в целом соответствующим требованиям действующего законодательства Российской Федерации.
В I полугодии 2016 года повторные проверки не проводились.
О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии своевременно информировались в соответствии с пунктом 185 Правил нотариального делопроизводства не позднее, чем за 7 дней до ее проведения.
Проверки исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства (далее - Проверки), по-прежнему, проводились одновременно с проверками исполнения профессиональных обязанностей, осуществляемыми Ассоциацией нотариусов «Тамбовская областная нотариальная палата».
В соответствии с пунктами 180, 189 Правил нотариального делопроизводстваПроверки осуществлялись комиссией в составе не менее двух человек, в которую входили представители Управления и ТОНП, выборочным методом за четырехгодичный период, предшествующий проверке.
Срок проведения Проверки во всех случаях не превышал 1 рабочий день.
Что касается основных нарушений, выявленных в ходе проведения Проверок в отчетном периоде, они, прежде всего, связаны с оформлением обложек номенклатурных дел и реестров для регистрации нотариальных действий, регистрацией исходящей корреспонденции, а также внесением сведений в Книгу учета наследственных дел.
В ходе проведения Проверок в Iполугодии 2017 года выявлены следующие
основные нарушения Правил нотариального делопроизводства:
1)
нарушение пункта 31 Правил нотариального делопроизводства:
- дата регистрации на исходящем документе не соответствует дате, указанной в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
2) нарушение пункта 53 Правил и пункта 16 Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной Министерством юстиции Российской Федерации от 19.12.2013 №229:
- в графе 5 номенклатурного дела отсутствует отметка о его окончании.
3) нарушение пункта 64 Правил нотариального делопроизводства:
- при оформлении обложек номенклатурных дел вместо необходимых к указанию с 06.05.2014 фамилии, имени и отчества нотариуса полностью прописаны только фамилия и инициалы.
4) нарушение пункта 66 Правил:
- при оформлении обложек номенклатурных дел вместо необходимых к указанию до 06.05.2014 только фамилии и инициалов полностью прописаны фамилия, имя и отчество нотариуса.
5) нарушение пункта 122 Правил нотариального делопроизводства, пункта 129 Правил:
- документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрировался в графе 1 книги учета наследственных дел, а также одновременно в графах 2 и 3 книги учета наследственных дел проставлялся порядковый номер наследственного дела, по которому поступило заявление.
6) нарушение пункта 125 Правил нотариального делопроизводства, пункта 132 Правил:
- при поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрировались в графе 1 книги учета наследственных дел, а также одновременно в графах 2 и 3 книги учета наследственных дел проставлялся номер наследственного дела, по которому поступило заявление.
7) нарушение пункта 133 Правил нотариального делопроизводства:
- при подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения документы в деле подшиты с нарушением порядка, определенного данным пунктом.
8) нарушение пункта 178 Правил нотариального делопроизводства, пункта 186 Правил:
- в реестре для регистрации нотариальных действий в графе 7отсутствует роспись заявителя, а также инициалы и фамилия лица, обратившегося за совершением нотариального действия.
По итогам проведенных проверок специалистами Управления подготовлены справки с указанием конкретных нарушений, подлежащих устранению и недопущению в дальнейшей деятельности, с установлением срока устранения нарушений и направления соответствующего отчета в Ассоциацию нотариусов «Тамбовская областная нотариальная палата». В случае устранения нотариусом выявленных нарушений в ходе проведения проверки, данный факт отражался в справке по результатам проверки.
По завершению каждой проверки проводятся совещания, на которых обсуждаются все выявленные нарушения и недостатки. В отчетном периоде принято участие в 8 таких совещаниях (АППГ – в 4 совещаниях).
Кроме того, в соответствии с пунктом 192 Правил нотариального делопроизводства все справки по итогам проверок были рассмотрены при участии сотрудников Управления на 5 заседаниях Правления ТОНП (АППГ – на 2 заседаниях Правления ТОНП).
Таким образом, по результатам проведенных в отчетном периоде плановых выездных проверок установлено, что ведение делопроизводства всеми нотариусами, в отношении которых проводились проверки, в целом соответствует требованиям действующего законодательства, выявленные нарушения в большинстве случаев носят единичный характер, в связи, с чем работа за проверяемый период в части ведения нотариального делопроизводства была признана удовлетворительной. Ни один из нотариусов к дисциплинарной ответственности не привлекался.